Politique de Confidentialité – KaiZen 360

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

Le responsable du traitement des données personnelles est :

IAWeb / KaiZen 360
Chemin de la Fauvette 6
Case postale 132
CH-1012 Lausanne
Suisse
Téléphone : +41 (0)79 734 01 01
Email : contact@kaizen360.ch
Contact : Formulaire de contact

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou de vos données d’entreprise, vous pouvez nous contacter via les coordonnées ci-dessus.

2. DONNÉES COLLECTÉES

Dans le cadre de nos activités d’audit et de conseil, nous collectons deux types de données distincts :

2.1 DONNÉES PERSONNELLES (Personnes physiques)

2.1.1 Données d’identification et professionnelles

Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, entreprise, fonction (dirigeant, directeur financier, etc.), secteur d’activité de l’entreprise.

2.1.2 Données de contact et communication

Messages envoyés via notre formulaire ou lors de l’Audit Flash, échanges par email ou téléphone, demandes de devis et questions relatives aux audits.

2.1.3 Données techniques et de navigation

Adresse IP, type de navigateur, système d’exploitation, pages consultées, durée des visites, provenance du trafic, identifiants de cookies.

2.1.4 Données de facturation et paiement

Informations de facturation (adresse, numéro de TVA), données de paiement (traitées de manière sécurisée par nos prestataires agréés), historique des transactions.

2.2 DONNÉES D’ENTREPRISE (Données confidentielles d’audit)

IMPORTANT : Les données suivantes sont collectées uniquement dans le cadre de l’Audit Avancé et font l’objet d’une protection renforcée avec NDA systématique :

2.2.1 Données financières

Comptes de résultat, bilans, budgets, chiffres d’affaires, marges, coûts, investissements, flux de trésorerie, ratios financiers.

2.2.2 Données opérationnelles

Effectifs, structure organisationnelle, processus métier, fournisseurs et clients (anonymisés si possible), contrats stratégiques, performance opérationnelle.

2.2.3 Données stratégiques

Objectifs stratégiques, positionnement concurrentiel, projets de développement, opportunités et menaces identifiées.

2.2.4 Résultats de l’audit

Analyses, diagnostics, recommandations, plans d’action, scores de performance, benchmarks sectoriels.

3. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES

3.1 Finalités pour les données personnelles

• Gestion du site internet et amélioration de l’expérience utilisateur
• Traitement des demandes d’Audit Flash et d’Audit Avancé
• Communication et relation client
• Facturation et comptabilité
• Marketing et communication commerciale (avec consentement)
• Respect des obligations légales

3.2 Finalités pour les données d’entreprise (audit)

• Réalisation de l’Audit Flash gratuit (diagnostic préliminaire)
• Réalisation de l’Audit Avancé complet (analyse approfondie)
• Génération du rapport d’audit professionnel (12-15 pages)
• Calcul du score de performance KaiZen 360
• Identification des coûts cachés et inefficiences
• Élaboration des recommandations et plan d’action Quick Wins
• Benchmarking sectoriel avec bases de données suisses (données agrégées/anonymisées)
• Amélioration de nos méthodologies d’audit (statistiques anonymisées uniquement)

4. BASE LÉGALE DU TRAITEMENT

Conformément à la nLPD et au RGPD, le traitement de vos données repose sur :

• Exécution d’un contrat : Réalisation des audits commandés (Audit Flash ou Avancé)
• Consentement : Acceptation explicite lors de la fourniture des données d’audit, newsletters, cookies marketing
• Obligations légales : Comptabilité, fiscalité, conservation légale des documents
• Intérêts légitimes : Amélioration de nos services (uniquement sur données anonymisées), sécurité du site

5. CONFIDENTIALITÉ ABSOLUE DES DONNÉES D’AUDIT

ENGAGEMENT FONDAMENTAL DE KAIZEN 360 :

5.1 Confidentialité totale garantie

Les données stratégiques de votre entreprise sont traitées avec le plus haut niveau de sécurité suisse. Les données personnelles et confidentielles de votre audit restent strictement confidentielles et :

• Ne sont JAMAIS transmises à des tiers (sauf sous-traitants sous NDA stricte)
• Ne sont JAMAIS utilisées pour entraîner des modèles d’IA publics
• Sont hébergées exclusivement en Suisse (Infomaniak – ISO 27001)
• Sont protégées par NDA systématique pour tout Audit Avancé
• Respectent la conformité Swiss GAAP FER, nLPD et RGPD
• Sont accessibles uniquement aux consultants habilités de votre dossier
• Sont supprimées de manière sécurisée après la durée contractuelle (sauf obligation de conservation)

5.2 Accord de Non-Divulgation (NDA)

Pour tout Audit Avancé, nous signons systématiquement un Accord de Non-Divulgation (NDA) couvrant :

• Toutes les informations financières et opérationnelles fournies
• Les résultats de l’audit et les recommandations
• Toute information marquée comme confidentielle
• Une durée de confidentialité de 10 ans minimum après la fin de la mission

Pour l’Audit Flash gratuit, bien qu’aucun NDA formel ne soit signé, toutes les informations échangées sont traitées de manière strictement confidentielle.

5.3 Exceptions à la confidentialité

L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations :

• Déjà publiques au moment de leur divulgation
• Devenues publiques sans violation de la confidentialité
• Légalement obtenues d’un tiers sans obligation de confidentialité
• Devant être divulguées par obligation légale ou décision judiciaire (nous vous en informerons préalablement sauf interdiction légale)

6. UTILISATION DE L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE DANS LES AUDITS

6.1 Utilisation de l’IA pour l’analyse

KaiZen 360 utilise l’intelligence artificielle pour accélérer et approfondir les analyses :

• Analyse automatisée de données financières et opérationnelles
• Benchmarking avec bases de données sectorielles suisses
• Identification de patterns et d’anomalies
• Modélisation financière avancée
• Génération de rapports professionnels structurés

6.2 Protection maximale des données avec l’IA

GARANTIES ABSOLUES :

• Aucune transmission à des IA publiques : Vos données confidentielles ne sont JAMAIS transmises à des outils d’IA publics (ChatGPT, Claude publics, etc.) sans votre autorisation explicite
• Environnements IA dédiés et sécurisés : Lorsque l’IA est utilisée, nous utilisons des instances privées et sécurisées avec chiffrement end-to-end
• Pas d’entraînement de modèles : Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner ou améliorer des modèles d’IA tiers
• Anonymisation préalable : Lorsque possible, les données sont anonymisées avant traitement IA
• Validation humaine systématique : Chaque analyse générée par IA est vérifiée et validée par un consultant expert
• Aucune décision automatisée : Aucune recommandation finale n’est prise uniquement sur la base de l’IA
• Traçabilité complète : Journalisation de tous les accès et traitements IA

6.3 Approche hybride : IA + Expertise humaine

Notre méthodologie combine :

• IA : Analyse rapide de grands volumes de données, détection de patterns
• Expertise humaine : Validation, interprétation, contextualisation, recommandations finales
• Contrôle qualité : Double vérification par un consultant senior avant livraison du rapport

7. PARTAGE ET DESTINATAIRES DES DONNÉES

Vos données personnelles et d’entreprise ne sont JAMAIS vendues. Elles peuvent être partagées uniquement avec :

7.1 Sous-traitants strictement nécessaires

• Hébergement : Infomaniak (Suisse) – ISO 27001, données en Suisse uniquement
• Email sécurisé : Services d’envoi d’emails professionnels chiffrés
• Paiement : Prestataires de paiement agréés PCI-DSS
• Analytics : Uniquement pour le site web (pas pour les données d’audit)
• Outils IA privés : Instances dédiées et sécurisées (si utilisées) sous NDA strict

IMPORTANT : Tous nos sous-traitants sont rigoureusement sélectionnés, audités, et liés par des clauses contractuelles strictes de confidentialité et sécurité (nLPD + RGPD).

7.2 Obligations légales uniquement

• Autorités fiscales et comptables (pour les obligations légales uniquement)
• Autorités judiciaires sur demande légale (avec information préalable du client si légalement possible)
• Autorités de protection des données (PFPDT)

7.3 JAMAIS de partage avec

• Concurrents, autres clients ou tiers commerciaux
• Plateformes d’IA publiques pour entraînement de modèles
• Fournisseurs de marketing ou publicité (vos données d’audit)
• Réseaux sociaux ou agrégateurs de données
• Courtiers en données ou vendeurs de listes